Бэк-офис #8212; святая святых или ахиллесова пята?
От эффективности его работы зависит успех банковского бизнеса. // Анастасия Скогорева. Банковское обозрение, №8, август 2006 г.
Имеется общее для всех банков правило: бизнес начинается с фронт-офиса. Но по развития обострения технологий и меря конкуренции на первый замысел все больше выходят не неприятности визуального оформления отделений, а вопросы управления информацией, установления контроля за исполнением операций, неприятности отслеживания процессов выполнения клиентских заявок. В следствии доходность банковского бизнеса начинает напрямую зависеть от того, удается ли банку наладить действенную работу собственного бэк-офиса и создать такую совокупность риск-менеджмента, которая минимизирует возможность совершения фатальных для банка неточностей.
Учет, сопровождение, информация — все в одном
Развитие платежных совокупностей в Российской Федерации во многом обусловлено тем, что с ростом рынка розничных денежных одолжений значительно увеличился спрос на пластиковые карты. На сегодня они уже стали универсальным средством доступа к банковским продуктам по всем каналам обслуживания, считает Екатерина Антонова, менеджер отдела маркетинга компании БПЦ.
Сейчас отмечается повышение доли пластиковых картах в общем количестве выпуска, что есть следствием роста популярности одолжений розничного кредитования. Повсеместное распространение взяли карточные продукты интернациональных платежных совокупностей, поскольку сейчас клиенты банков ожидают, что их пластиковые карты будут приняты в любом банкомате, торговой сети либо электронном магазине в любой стране мира.
В первые десять лет существования русском денежной совокупности на банковском рынке возможно было замечать такую картину: в самый «продвинутых» банках бэк-офис существовал как некоторый вспомогательный «теневой центр» по отношению к фронт-офису. Коль не так долго осталось ждать функции его не были ни четко сформулированы, ни четко прописаны, он занимался в основном ответом вопросов, каковые делегировались ему сверху, к примеру бухгалтерскими расчетами либо документацией совершённых сделок на фондовом рынке страны.
В менее больших банках дела обстояли и того печальнее: в том месте бэк-офис отсутствовал какфакт, а те функции, каковые сейчас традиционно выполняются им, делились частично между фронт-бухгалтерией и офисом. Но такая «раздробленность» полномочий довольно часто оборачивалась проблемами с обработкой информации, с ведением учёта и осуществлением расчётов операций. Сказывалась наряду с этим и дефицит рабочих рук: до кризиса 1998 года в бэк-конторах русских банков трудились в среднем от 3 до 15 человек, что приводило к обострению антропогенного фактора — бессчётным неточностям в документации и при проведении сделок.
Преодоление последствий «тёмного августа» отодвинуло неприятности функционирования бэк-офиса на второй план, но последующийрост доходности финсектора, ухудшение борьбы между банками и выход на российский рынок «дочек» зарубежных денежно-кредитных структур настойчиво попросили от «крупняка» более полномочий и чёткого разделения функций между фронт- и бэк-офисом. А от банков мельче те же тенденции настойчиво попросили создания ранее отсутствовавшей структуры.
Бэк-офис в современном русском банке — это операционное подразделение, которое делает расчеты по ценным бумагам и денежным средствам в соответствии с осуждёнными фронт-офисом сделками. Сотрудники бэк-офиса готовят управленческуюотчетность по выполненным операциям, осуществляют контроль соблюдение лимитов и предоставляют данные для бухгалтерии, ведут внутренний учет в соответствии с требованиями регулирующих структур к операциям с ценными бумагами. Наряду с этим бэк-офис не обслуживает напрямую клиентов банка, но взаимодействует с агентами денежной структуры.
«Бэк-офис играется без преувеличения огромную роль в организации работы современного банка, и на другими словами по крайней мере две обстоятельства. Первая обстоятельство содержится в том, что в бэк-офисе сосредоточена полнаяинформация обо всем, что происходит в банке. А вторая — в том, что бэк-офис — это понятие, совокупности ипринципы бухучёта США, перенесенные на реалии российского фондового рынка в 90-х годах сейчас уже прошлого века.
В конечном итоге, это западные стандарты денежной отчетности (МСФО), соответственно, с 2008 года бэк-офис станет, ни больше, ни меньше, той самой совокупностью бухучёта по МСФО, используемой в банках», — говорит председатель совета директоров «АСК-Софт» Георгий Вартазарьян, компании, занимающейся разработкой разработок управления, постановкой учёта и системы управления в финансовых компаниях и банках.
С таковой оценкой согласен и Дмитрий Цапаев, основной консультант департамента по работе с банковскими структурами IBS — компании, являющейся одним из фаворитов русского рынка IT и консалтинга. «Бэк-офис делает последовательность крайне важных функций, одной из которых есть адекватное исполнение и контроль банком собственных требований и обязательств. Практически он делает и функции CRM, и compliance (подразделения по работе с рекламациями), и другие, в связи с чем это подразделение банка есть одним из главных для успешного бизнеса», — вычисляет Дмитрий Цапаев.
Но, как отмечают специалисты Egar Technology, интернациональной компании, специализирующейся в области разработки ПО для участников денежного рынка, круг задач, возлагаемых на бэк-офис, в различных банках значительно отличается. «Представляется, что роль бэк-офиса в банке зависит как от количества операций данной денежной структуры на рынке, так и от роли ценнобумажного бизнеса в общей стратегии банка», — подчеркивают специалисты Egar Technology.
Как нам обустроить бэк-офис
Дабы сделать работу бэк-офиса максимально действенной, нужно выполнять последовательность правил, считают специалисты. Правило самоё главное и первое: нужно всеми силами избегать цейтнота в работе. Для работы бэк-офиса характерна аритмичность, в зависимости от обстановки на рынке загрузка возможно как низкой, так и высокой.
Правило второе — избегать «самодеятельности» при совершении операций кроме того при условии, что привлекательные на первый взгляд новации сулят экономию времени. Правило третье — по возможности избегать неконтролируемого роста бумагооборота, в противном случае перед бэк-офисом может появиться настоящая угроза «погрязнуть в бумагах», что без шуток затруднит его работу.
И правило четвертое, но отнюдь не последнее по значимости, — в собственном сотрудничестве с другими подразделениями банка бэк-офис обязан придерживаться принципа «китайской стенки». Не в том смысле, дабы отгородиться от них и проигнорировать сигналы извне, а в том, дабы темперамент сотрудничества с другими подразделениями, и все внутренние процедуры обработки информации были максимально формализованными, подчеркивает Дмитрий Цапаев из IBS.
«В качестве основополагающих правил организации деятельности бэк-офиса мы бы выделили в первую очередь одноразовый ввод информации», — говорят специалисты Egar Technology. «Единожды введенная информация может продвигаться по экранным окнам, дополняться в том месте в зависимости от снова вводимых параметров, может изменяться область видимости информации, но наряду с этим за исключением случаев намерено организованного двойного ввода никакая единица информации не должна вводиться в совокупность второй раз», — утверждают эксперты. Кроме этого, согласно точки зрения специалистов Egar Technology, нужно обеспечить оповещения механизмов и работу мониторинга: для сотрудников бэк-офиса основное — ничего не забыть. «Исходя из этого в совокупности автоматизации должны быть средства настройки мониторов состояния сделок, платежей документов в соответствии с бизнес-функциями пользователя, и находиться механизм настройки оповещений», — поясняют они.
Дмитрий Мураховский, председатель совета директоров «Совокупности ФК» (компании, специализирующейся на разработке, сопровождении и внедрении ПО для финансовых структур и частных инвесторов), вычисляет очень важными вопросы обеспечения большого уровня автоматизации процессов. «Автоматизированная бэк-офисная совокупность обязана владеть достаточной гибкостью для стремительной и просто реализуемой адаптации к вероятным трансформациям в организации бизнес-процессов», — вычисляют они. А Дмитрий Цапаев (IBS) настаивает на том, что для бэк-офиса нужна «большая интеграция с внешними совокупностями, включая совокупность клиент-банк, расчетные совокупности, депозитарии и другие». «Это разрешит значительно сократить операционный риск работы бэк-офиса», — поясняет эксперт.
Риск — добропорядочное дело? Не для бэк-офиса!
К сожалению, без рисков работа банка в принципе не обходится, и один из самые явных рисков — огрехи и просчёты, идеальные на уровне бэк-офиса. По словам главного эксперта бэк-офиса ЗАО «Коммерцбанк (Евразия)» Юрия Юфрякова, неточности вправду являются настоящим проклятием для бэк-офиса, но рассуждения на тему «в банковском деле неточности недопустимы», «нужно аккуратнее трудиться», «вот второй человек трудился — и все было в порядке» в большинстве случаев лишь маскируют причины допущенной неточности. «Цель сотрудников бэк-офиса обязана состоять не в том, дабы «трудиться аккуратнее», а в том, дабы выработать процедуры, по возможности исключающие неточности по большому счету».
Но перед тем как выработать нужные антирисковые процедуры, нужно выяснить, какие конкретно риски являются самый распространенными и самые негативными с позиций организации действенной работы бэк-офиса. Дмитрий Цапаев (IBS) показывает, что в первую очередь нужно сказать об операционном риске, не смотря на то, что, само собой разумеется, работе бэк-офиса сопутствует и множество денежных рисков.
Специалисты АСК-Софт уверены в том, что риски в работе бэк-офиса появляются из-за отсутствия административной вертикали управления. «Это возможно проиллюстрировать примером: трейдеры трудятся с фронт-офисными совокупностями, и им все равно, прошла ли перерегистрация ценных бумаг либо нет, имеется ли у клиента бумаги в депозитарии либо нет. В следствии создается хаос, при котором, в лучшем случае, — реализуют чужие бумаги», — поясняют эксперты. Еще один риск, они утвержают, что путаница в расчетах, что особенно заметно в случаях, в то время, когда расчеты осуществляются с различными валютами, к примеру, при заключении сделок на денежных рынках.
«Принципиально важно осознать, что сперва должна быть выстроена сама совокупность и выбран метод управления, проанализированы все вероятные риски, а позже уже выстроены соответствующие разработки защиты, — настаивает Георгий Вартазарьян (АСК-Софт). — Не выяснив метод управления, совокупность защиты от рисков выстроить нереально. Вся нынешняя совокупность управления рисками в банках содержится в том, дабы поймать скачок перед падением рынка».
Оборачивается таковой подход обычно повторением уже много раз сделанных неточностей и понижением эффективности работы и бэк-офиса, и банка в целом. А вдруг учесть, что бэк-офис все больше играется в современном банковском секторе роль подразделения, управляющего отчетностью, то его «огрехи» смогут привести и к происхождению неприятностей у банка во взаимоотношениях с регулирующими структурами.
Разумеется, что не меньше актуальной проблемой, чем создание бэк-офисного риск-менеджмента, есть и обеспечение совокупности безопасности. Переоценить ее значение тяжело, в особенности в случае если учесть, что именно в бэк-офисе сосредоточивается и хранится главной «массив» информации о деятельности банка в целом. Помимо этого, как отмечает Дмитрий Цапаев из IBS, бэк-офис обычно есть последним звеном в цепи операций по выполнению обязательств.
Исходя из этого, согласно точки зрения Дмитрия Мураховского («Совокупности ФК»), очень важно, дабы были четко разграничены права доступа разных групп бизнес-пользователей к разным функциям бэк-офисной совокупности. С ним согласен и Дмитрий Цапаев: «Четкая регламентация процессов сотрудничества бэк-офиса с внешним миром — база действенной совокупности безопасности. На уровне автоматизации это предусматривает возможность ролевой организации прав доступа, применение электронной цифровой подписи для документооборота, постепенную авторизацию документов, и помощь соответствующих статусов действий и контроля документа пользователя».
