Электронные таблицы как инструмент подготовки отчетности по мсфо
Электронные таблицы незаменимы для среднего и малого бизнеса при трансформации русском отчетности и употребляются на больших фирмах на начальной стадии внедрения МСФО.
Постановка учета по западным стандартам начинается с выбора метода подготовки данных.
Российские компании применяют три главных способа составления отчетности по МСФО:
- изменение;
- параллельный учет;
- трансляция проводок русского учета в МСФО.
Любой из них имеет недостатки и свои достоинства.
Изменение – это наименее затратный метод, не требующий внедрения каких-либо компьютерных программ. Его смогут применять маленькие компании. Отчетность способом изменения в большинстве случаев готовится всецело в электронных таблицах.
Но изменение владеет громадным числом недочётов, в частности:
- понижение точности данных, поскольку корректируются лишь значительные статьи и используется много допущений;
- большая вероятность неточностей в трансформационных таблицах;
- перепроверки и необходимость контроля данных в русском учете (рис. 1).
Рис. 1. Преимущества и недочёты изменения отчетности
Отчетность, подготовленная способом изменения, считается менее точной, чем полученная при применении вторых способов.
В случае если компании нужны регулярное составление отчетности, высокая степень детализации показателей, возможность вырабатывать на ее базе разные управленческие отчеты и принимать решения, то направляться использовать способы трансляции проводок либо вести параллельный учет (рис. 2). Наряду с этим всецело подготавливать отчетность в электронных таблицах уже не будет вероятным.
Так, при параллельном учете в электронных таблицах в большинстве случаев делаются только кое-какие участки учета, порядок учета операций по которым не через чур отличается от русского. Одновременно с этим сложные и объемные участки, такие как дебиторская задолженность, главные средства, смогут выполняться в какой-либо компьютерной программе, откуда уже обработанные эти выгружаются в Excel.
Рис. 2. Преимущества и недочёты параллельного учета
Но параллельный учет имеет и преимущества: он не зависит от русских учетных регистров, разрешает трудиться с громадными количествами данных, позволяет видеть все проводки, организовавшие показатель, а не только итоги. Другими словами частичный отказ от полной подготовки в электронных таблицах при громадных количествах данных более чем обоснован.
При применении трансформации трансляции и методов проводок нужно ожидать закрытия отчетного периода в русском учете.
При ведении параллельного учета процесс составления отчетности по МСФО не зависит от подготовки данных русского учета, отчетность возможно взята на любую дату. Для понижения возможности технических ошибок и сбоёв при внесении информации при параллельном учете вводится частично дублирующий друг друга документооборот, усложняются процедуры внутреннего контроля.
При применении способа трансляции проводок (рис. 3) за базу берутся проводки и хозяйственные операции русского учета, уже имеющиеся в программе, в которой ведется российский учет на предприятии. Эти сведенья перегруппировываются по определенному методу, что именуется «мэппинг» либо «карта соответствий».
Данный метод сперва готовится в электронных таблицах, а уже после этого загружается в компьютерную программу.
Рис. 3. Преимущества и недочёты трансляции проводок
Кроме этого при трансляции проводок преимуществом есть возможность видеть все проводки. Другими словами при трансформации в электронных таблицах доступен только итоговый итог, к примеру величина поступлений главных средств за период, а при трансляции проводок возможно видеть все проводки по МСФО, каковые организовали эту цифру.
Формат отчетности, выгружаемой в электронную таблицу, изменяется от года к году из-за появления в учете выхода новых и новых операций стандартов и интерпретаций. Все это ведет к появлению новых требований к раскрытию дополнительных таблиц и информации в примечаниях.
Исключение внутригрупповых операций при консолидации кроме этого в большинстве случаев ведется в электронных таблицах, независимо от выбранного способа подготовки отчетности. Это связано с тем, что в больших холдингах в различных компаниях употребляются различные автоматизация и программные продукты всего процесса консолидации занимает продолжительное время. Исключение некоторых видов внутригрупповых операций, «нереализованные доходы», затраты и выручку при сложных схемах закрытия квитанций довольно часто сложно автоматизировать.
Так, мы видим, что электронные таблицы так или иначе употребляются при любом способе подготовки отчетности по МСФО и эксперт по МСФО должен быть специалистом в работе с электронными таблицами. Но всецело отчетность подготавливается в электронных таблицах лишь при применении способа изменения.
Модели подготовки отчетности в электронных таблицах
При составлении отчетности в электронных таблицах в большинстве случаев употребляются три главные модели:
– модель «от русского отчетности»;
– модель «из компьютерной программы»;
– модель «отдельные статьи».
Эти методы различные эксперты смогут именовать по-различному, но суть у них един.
Модель «от русского отчетности» представляет собой самая типичную электронную таблицу для изменения, при которой за базу берутся показатели русском отчетности: отчёта и баланса о убытках и прибылях, каковые в будущем в таблице корректируются, в следствии чего получаются показатели отчета о денежном положении и отчета о совокупном доходе по МСФО. Пример таковой таблицы представлен на рис. 4
Рис. 4. Хорошая модель трансформационной таблицы «от отчетности»
Хорошая трансформационная таблица для того чтобы вида имеет три главных столбца и дополнительные столбцы для корректировок.
Главными столбцами являются «Итого без поправок», «Итого поправок», «Итого с правками». В каждом из дополнительных столбцов раздельно отображается одна либо пара корректировок.
Структура строчков таковой электронной таблицы возможно разной. В совершенстве она обязана включать столько строчков, сколько показателей раскрывается в примечаниях и отчётности к ней. Это делается чтобы любое примечание к отчетности возможно было заполнить несложной ссылкой на электронную таблицу, а не делать трудоемкие расчеты для его получения.
Так, в случае если в примечании по главным средствам требуется раскрывать величину выбытий и поступлений по каждой из функциональных групп главных средств, то для каждого из этих показателей должна быть собственная строка в электронной таблице. В противном случае чтобы заполнить примечание по главным средствам, нужно будет делать дополнительную работу по анализу регистров учета главных средств на предмет обнаружения:
– к какой группе относится оборот по поступлению главных средств, если они в таблице не раскрыты по группам, либо
– какова была величина выбытий и величина поступлений, в случае если в таблице раскрывается лишь начальная цена на конец периода.
Но в случае если все эти раскрытия предусмотреть в электронной таблице, то ее структура окажется огромной (до нескольких тысяч строчков). Ее заполнение превратится для эксперта в весьма трудоемкий процесс, тем более что многие из показателей в учете смогут вовсе не видеться. Так, при выборе структуры трансформационной таблицы нужно исходить из соотношения «затраты»/«результаты».
Модель «из компьютерной программы» является таблицей , которая отталкивается уже не от русского отчетности как базы, а от оборотно-сальдовой ведомости, выгруженной из программы. Она может иметь хороший вид, как на рис. 4, но структура строчков будет исходить из замысла квитанций, что употребляется в компьютерной программе, к примеру, как продемонстрировано в табл. 1.
Таблица 1. Модель трансформационной таблицы для ежемесячной подготовки
отчетности «из компьютерной программы»
| Telekom – telekom | 5603 | 5198 | 4744 | 6602 | |
| Telekom – mobile | 500 | 592 | 500 | – | 500 |
| Property tax | 2400 | 2400 | 2400 | – 140 | 2400 |
| Software supportupdate | 1520 | 1621 | 332 | 700 | 1392 |
| Office consumables | 809 | 662 | 1278 | – | 1994 |
| Office supplies | 2198 | 5221 | 2477 | – | 1871 |
| paper | 525 | – | 527 | – | – |
| general office supplies | 254 | 4097 | 1159 | – | 900 |
| cartriges | – | – | 488 | – | 321 |
| computer parts | 1419 | 1124 | 303 | – | 650 |
В таком формате корректировки смогут или выполняться как отдельные столбцы в столбце adj, или приплюсовываться к данным, выгруженным из программы, машинально по формуле. Наряду с этим их расчет может вестись на вторых страницах.
Структура строчков будет воображать собой замысел квитанций компьютерной программы.
Такая модель эргономична, к примеру, при ежемесячной подготовке отчетности способом изменения, поскольку в ней в один момент возможно видеть показатели деятельности предприятия за пара отчетных периодов, а не только за один, как в хорошей модели. Минусом есть то, что корректировки выполняются на отдельных страницах и их нельзя видеть наровне с русскими цифрами, выгруженными из программы.
Цифры, представленные на этом странице, являются итоговыми данными по МСФО, и не видно, какая их часть выгрузилась из программы, а какая была добавлена потом. Но такое раскрытие неизменно возможно предусмотреть на вторых страницах, дабы возможно было видеть все эти цифры по отдельности.
Модель «отдельные статьи» представляет собой трансформационную таблицу для какой-либо одной статьи баланса либо отчета о убытках и прибылях. Наряду с этим эти по вторым статьям смогут учитываться в компьютерной программе либо в второй таблице. Такая модель может отображать регистр учета главных средств либо трансформационную таблицу для дебиторской задолженности. Это комфортно, в то время, когда различные участки ведут различные эксперты.
Позже эти смогут агрегироваться вторыми экспертами в таблицах либо программе. Формат таковой таблицы представлен на рис. 5.
Рис. 5. Модель трансформационной таблицы для отдельных статей отчетности
На рис. 6 приведен регистр учета главных средств. Принцип содержится в том, что оборотно-сальдовая ведомость по учету главных средств выгружается из русского программы – со квитанций 01 и 08. Добавляются поправки, такие как «переоценка до честной стоимости согласно данным отчета оценщиков», «капитализированные в МСФО проценты, каковые в РСБУ списаны на затраты» и др. По окончании чего новая цена по каждому главному средству амортизируется из тех сроков, каковые присвоены для него в МСФО.
В итоге получаются показатели «начальная цена» и «накопленная амортизация» по главным средствам в МСФО.
Разработка формата электронной таблицы для подготовки отчетности
Формат (структура строчков) электронной таблицы разрабатывается исходя из следующих правил:
– сходство со структурой замысла квитанций компании;
– достаточность для раскрытия всей нужной информацим в примечаниях к денежной отчетности;
– оптимальное соотношение результатов и затрат и удобство работы.
На практике составление трансформационной таблицы, руководствуясь каким-либо одним из этих правил, может противоречить вторым правилам. Так, «удобная для работы» таблица может сделать весьма трудоемким заполнение примечаний либо быть непонятной для русских бухгалтеров, потому, что коды квитанций и разделы баланса в ней смогут не совпадать с принятой в компании русском классификацией.
Сходство со структурой замысла квитанций компании подразумевает по возможности «единую нумерацию строчков», которая соответствует нумерации русского замысла квитанций. Наряду с этим для квитанций, существующих лишь в МСФО, смогут вводиться номера, свободные в русском учете: к примеру, счет 17 может употребляться для учета «Обесценения главных средств», которого нет в РСБУ, а счет 61 – для учета «Долговременных обязательств по денежной аренде».
Исходя из этого при разработке трансформационной таблицы нужно оценивать существенность каждой из статей, наличие либо отсутствие разных видов операций и др. Так, для самые существенных статей, требующих детального раскрытия в соответствии с МСФО, направляться завести максимум строчков, раскрывающих разные показатели операций по этим статьям.
Периодичность подготовки отчетности в электронных таблицах
В электронных таблицах технически возможно вырабатывать отчетность с любой периодичностью. Но трудоемкость подготовки различная. Формат электронной таблицы обязан соответствовать периодичности подготовки отчетности (см. раздел «Модели подготовки отчетности», где возможно заметить два различных формата, один из которых более подходит для ежемесячной, а второй – для ежегодной отчетности).
При нередкой подготовке отчетности целесообразно последовательность работ автоматизировать в программном продукте и осуществлять из него выгрузки в электронную таблицу. Таковой метод разрешит значительно снизить цена подготовки отчетности по МСФО при условии высокой регулярности ее составления (хотя бы каждый квартал).
Чем чаще составляется отчетность, тем стремительнее пройдет аудит за весь год, т. е. возможно будет проходить промежуточный аудит по МСФО на базе квартальных данных. Возможно приобретать аналитические эти учета МСФО в середине отчетного периода и по большому счету на любой момент, поскольку отчетность формируется на базе текущих проводок бухучёта.
В случае если же компания собирается составлять отчетность каждый год, то в этом случае дешевле пользоваться хорошим форматом трансформационной модели.
Наряду с этим запрещено оперативно принимать управленческие ответы на базе таковой отчетности – ее подготовка будет занимать большое количество времени (в среднем до 3 месяцев по окончании закрытия периода в русском учете).
Так, любая компания, поставив цель составления отчетности по МСФО и выбирая формат электронной таблицы, обязана исходить из метода подготовки и периодичности отчётности ее подготовки. Первое время многие компании прибегают к составлению интернациональной отчетности без применения каких-либо программных продуктов методом ручной трансформации.
Это может длиться достаточно продолжительное время, пока управлению не потребуется отчетность на более своевременной базе, и денежный анализ интернациональной отчетности, что возможно применять в управленческих целях (рис. 6).
Рис. 6. Преимущества и недочёты подготовки отчетности на ежегодной и ежеквартальной базе
Но переход к автоматизации отчетности не свидетельствует полного отказа от электронных таблиц. Напротив, в работе будут употребляться более сложные форматы таблиц, взаимодействующие с программными продуктами и применяющие сложные функции Excel (к примеру, функции сводных таблиц, выгружаемых из базы данных).
Дополнительные программы по управлению электронными таблицами
Существует последовательность программ по работе с электронными таблицами, каковые смогут уменьшить работу эксперту по МСФО при подготовке денежной отчетности.
Эти программы экономят время работников компании. Это стремительный и действенный объединения и обнаружения автоматизированный способ ошибок данных из последовательности таблиц. Они эргономичны при составлении консолидированных отчетов.
Остановимся подробнее на трех самые популярных из них.
Программа Spreadsheet Professional (подробнее о ней возможно определить на сайте www.auditexcel.com) является комплексоминструментов для тестирования и построения электронных таблиц. Тестирование табличных форм содержится в проверке типа ячеек и однородности формул, достоверности ссылок либо просчете контрольных сумм. Пример применения программы представлен на рис. 7.
Рис. 7. Анализ формирования показателей отчетности при помощи Spreadsheet Professional
Программа разрешает повысить эффективность применения электронных таблиц и сократить количество вероятных неточностей. В ходе составления денежной отчетности производится много корректировок, документировать каковые вручную достаточно сложно. Spreadsheet Professional позволяет делать это машинально.
При помощи второй программы, которая именуется Qtier-Rapor (подробнее о ней см. на сайте www.qtier.com), возможно отследить все трансформации данных отчетности и отыскать начальный источник информации. Это облегчает работу с аудиторами и консультантами. Осуществляя контроль права доступа к таблицам, документируя и координируя процесс составления отчетности, программа разрешает обеспечить нужный уровень безопасности.
Координация содержится в разграничении доступа пользователей к некоторым видам операций: к примеру, один эксперт может лишь вводить эти, а второй – изменять формулы. Контролируя зависимости формул в таблицах, программа облегчает контроль над правильностью исполнения расчетов.
Qtier-Rapor отслеживает актуальность новых и создание версий применяемых таблиц. Эта функция ответственна в тех случаях, в то время, когда с одним и тем же файлом на различных компьютерах трудятся пара человек. Программа сохраняет все созданные предположения и разрешает применять любую из них в ходе работы.
Так обеспечивается действенное сотрудничество между отделами при совместной работе над составлением денежной отечности при консолидации.
Третья программа – аналитический комплекс Super Cell, что выпускается компанией Sun IT. Этот программный продукт является интеграциейкомплекса инструментов по контролю над электронными таблицами со средой Микрософт Excel и снабжает детальное распределение прав доступа, много возможностей построения разных аналитических отчетов и возможность шифрования данных.
Шифрование данных содержится в перекодировке файлов MS Excel так, что открыть их возможно лишь в программе Super Cell, введя пароль. Недочётами продукта есть отсутствие выявления документирования и возможности изменений нестандартных формул в электронных таблицах.
Выводы
Электронные таблицы довольно часто употребляются при трансформации русском отчетности в отчетность по МСФО. Это простой, дешёвый и популярный инструмент. Но что делать, в случае если количество информации из года в год растет и на ее обработку уходит все больше времени и сил?
В этом случае необходимо изменять способ подготовки отчетности и внедрять программные продукты по МСФО, но электронные таблицы все равно останутся для ответа каких-либо отдельных задач. Кроме этого значительную помощь смогут оказать программы по управлению электронными таблицами.
Электронные таблицы незаменимы для среднего и малого бизнеса и употребляются на больших фирмах на начальной стадии внедрения МСФО. Они относятся к классу открытых совокупностей. Посредством формул и макросов в электронных таблицах возможно создавать ячейки любого типа, отчёты и разнообразные алгоритмы вычислений.
Они разрешают самостоятельно создавать те решения, каковые полностью соответствуют требованиям пользователя.
Но модели вычислений, созданные в электронных таблицах, скоро достигают критического размера, по окончании чего внесение любых трансформаций связано с значительными трудозатратами и ведет к понижению качества данных и надежности расчетных методов.
Достоверность электронных таблиц во многом определяется профессионализмом бухгалтеров, каковые их составляют, но компании редко создают сертификацию собственных сотрудников, трудящихся с электронными таблицами. Об этом в большинстве случаев вспоминают на этапе внедрения более сложных информационных совокупностей.
Изучения, совершённые западными специалистами [1], продемонстрировали, что 90 % электронных таблиц содержат важные неточности, тогда как 90 % их пользователей уверен в том, что в моделях неточностей нет. Люди склонны верить цифрам из электронных таблиц и не всегда проверяют их обоснованность и достоверность.
Составление отчетности по МСФО посредством электронных таблиц – процесс сложный. Совокупность учета, выстроенная с применением электронных таблиц, не разрешает действенно руководить правами доступа пользователей. Исходя из этого наладка в них совокупности внутреннего контроля, которая разрешает отслеживать трансформации разрешённых и идентифицировать пользователей, важных за эти трансформации, фактически неосуществима.
Электронные таблицы неудобны для задач, охватывающих различные нюансы деятельности предприятия и требующих совместной работы нескольких экспертов, в частности для консолидации отчетности. В холдингах, где посредством электронных таблиц составляется консолидированная отчетность по МСФО, для каждого работника утверждается определенный комплект таблиц, что он готовит для консолидации. Так обеспечивается нужный уровень безопасности.
В следствии появляется громоздкая совокупность файлов. Обработка информации, содержащейся в сотнях и десятках таблиц, и их сведение в неспециализированную таблицу являются тяжёлой задачей, которая требует большое количество времени и сил. Недочётом электронных таблиц есть то, что выстроенные в них учетные модели не дают возможности применять ссылки на изменяющиеся справочные эти.
Это значит, что каждые трансформации в учетной политике либо технологии изменения отчетности требуют большой переработки модели.
Так, электронные таблицы являются действенный инструмент, при помощи которого возможно подготавливать отчетность по МСФО, но по усложнения роста и меря компании учетных процессов от электронных таблиц все же направляться неспешно отказываться, переходя к программным продуктам, снабжающим автоматизированный учет по МСФО.
Большинство технических сложностей, которые связаны с аудитом денежной отчетности по МСФО, позвана ошибками и сбоями в электронных таблицах.
Определяя, в какой степени применять электронные таблицы при подготовке отчетности, менеджмент компании обязан уделять внимание способу подготовки отчетности, периодичности, структуре хозяйственных операций компании.
Подбирая экспертов по МСФО, направляться обращать особенное внимание на опыт сотрудников по работе с электронными таблицами и наличие их сертификации в данной области, дабы снизить вероятные риски неточностей, которые связаны с технологическими изюминками работы в электронных таблицах.
[1] Meall L. Softcell // Financial Accountant. 2006. July – August.
